Verklagsreglur
Íslandsstofu, sjálfseignarstofnunar varðandi hlutverk og verksvið verkefnastjórna
1. gr. Tilgangur og markmið
1.1. Íslandsstofa, sjálfseignarstofnun („Íslandsstofa“), starfar á grundvelli laga nr. 38/2010 og sérstakrar skipulagsskrár að því að efla ímynd og orðspor Íslands, styrkja samkeppnisstöðu íslensks atvinnulífs á erlendum mörkuðum og laða erlenda ferðamenn og fjárfestingu til landsins. Með lögunum og skipulagsskránni er meðal annars lagður grundvöllur að starfsemi Íslandsstofu, stjórnskipulagi hennar, hlutverki og ábyrgð.
1.2. Við vinnu að markaðsverkefnum eða annars konar verkefnum, sem unnin eru í samstarfi við aðra aðila, er Íslandsstofu heimilt að eiga þátt, ásamt öðrum þátttakendum, í skipan verkefnastjórna (hér eftir vísað til sem „verkefnastjórna“), sem bera ábyrgð á stefnumótun og markmiðum viðkomandi verkefna. Með verklagsreglum þessum er ætlunin að kveða á um hlutverk, verksvið, ábyrgð, heimildir og umboð slíkra verkefnastjórna í tengslum við framkvæmd verkefna sem unnin eru á ábyrgð, í umboði og/eða með atbeina Íslandsstofu, og afmarka þá þætti andspænis hlutverki og verksviði Íslandsstofu við framkvæmd verkefnanna.
1.3. Verklagsreglur þessar skulu gilda um framangreinda þætti í störfum verkefnastjórna svo fremi sem ekki er kveðið á um annað í þeim samningum, sem Íslandsstofa er aðili að og um viðkomandi verkefni gilda.
2. gr. Hlutverk verkefnastjórna og afmörkun gagnvart hlutverki Íslandsstofu
2.1 Verkefnastjórn skal í hvívetna starfa í samræmi við gildandi lög um reglur og gæta að virðingu, stöðu og hlutverki Íslandsstofu sem og orðspori landsins við markaðssetningu þess.
2.2 Verkefnastjórn skal fylgja þeim fyrirmælum og reglum, sem þeim eru settar eða vísað er til í þeim samningum, sem um viðkomandi verkefni gilda, sem og almennum reglum Íslandsstofu, sem birtar eru á vef Íslandsstofu og eru í gildi á hverjum tíma, svo sem siðareglum, stefnu gegn einelti, áreitni og ofbeldi og öðrum reglum sem við kunna að eiga. Þá skal verkefnastjórn taka sanngjarnt tillit til tilmæla og tillagna Íslandsstofu, hvort sem þeim tillögum er komið á framfæri við verkefnastjórn frá fulltrúa Íslandsstofu í verkefnastjórn, aðila sem hefur málfrelsi og tillögurétt á fundum verkefnastjórnar eða með öðrum hætti.
2.3 Verkefnastjórn skal hafa með höndum og bera ábyrgð á eftirfarandi verkþáttum við framkvæmd verkefna:
i) Stefnumótun.
ii) Ákvörðun markmiða og helstu efnisáherslna verkefna.
iii) Samþykki verkefnaáætlunar
iv) Taka afstöðu til tillagna Íslandsstofu um mótun og framkvæmd verkefna.
v) Styðja við framgang verkefna.
vi) Vera Íslandsstofu að öðru leyti til ráðgjafar um verkefni og framgang þeirra.
2.4 Íslandsstofa skal meðal annars hafa með höndum og bera ábyrgð á eftirfarandi verkþáttum við framkvæmd verkefna, sem hér eru tilgreind án tæmandi talningar:
i) Að framkvæmd sé árleg verkefnaáætlun í samræmi við áherslur viðkomandi verkefnis og hún lögð fyrir verkefnastjórn til samþykktar. Verkefnaáætlunin skal eftir því sem við á kveða á um markaðsstefnu, markhópa, markaðssvæði, helstu aðgerðir og hafa að geyma fjárhagsáætlun.
ii) Mótun á efnistökum verkefna, framkvæmd greininga, skilgreining markmiða og setning árangursmælikvarða.
iii) Öll framkvæmd verkefna, þar með talið framkvæmd markaðsaðgerða, framvinda þeirra og eftirlit með því að verkefni séu unnin í samræmi við verkefnaáætlun og þau markmið sem sett hafa verið fram um verkefni.
iv) Gerð samninga við þriðju aðila um framkvæmd tiltekinna þátta.
v) Annast fjárhag, bókhald og greiðsluþjónustu verkefna.
vi) Leggja verkefnum til starfskrafta, greiða laun og annast alla þjónustu sem því tengist.
vii) Mæla umfang og árangur verkefna ásamt ánægju og viðhorfi samstarfsaðila til þess í samræmi við áætlun og markmið verkefna.
3. gr. Nánar um starfsemi verkefnastjórnar
3.1 Verkefnastjórn skal funda svo oft sem þörf verður talin á með hliðsjón af eðli og umfangi viðkomandi verkefna. Formaður verkefnastjórnar ber ábyrgð á að boða til funda í verkefnastjórn. Stjórnarformaður skal auk þess verða við beiðnum annarra verkefnastjórnarmanna um að boðað verði til fundar í verkefnastjórn til að ræða tiltekin málefni og skal þá boða til fundar sem haldinn skal innan tveggja vikna frá því að beiðni um fund barst honum. Umsjónaraðili verkefnis hjá Íslandsstofu skal undirbúa fundi verkefnastjórnar í samráði við formann verkefnastjórnar og skal hafa málfrelsi og tillögurétt á fundum.
3.2 Formaður verkefnastjórnar ber ábyrgð á því að rituð sé fundargerð fyrir alla fundi verkefnastjórnar og auk þess gætt að skráningu annarra samskipta verkefnastjórnar um veigamikil atriði. Verkefnastjórn skal láta Íslandsstofu í té hvers kyns upplýsingar og gögn, sem verkefnastjórn hefur undir höndum varðandi einstök verkefni, eins skjótt og kostur er komi fram ósk þar að lútandi frá Íslandsstofu.
3.3 Alla jafna skal boða fund í verkefnastjórn með í það minnsta 5 daga fyrirvara, en boðunarfrestur má þó vera skemmri ef brýnt reynist að taka viðkomandi málefni til umfjöllunar og afgreiðslu. Fundir verkefnastjórna teljast lögmætir ef meira en helmingur stjórnarmanna sækir löglega boðaðan fund. Ekki skal þó taka ákvörðun í veigamiklum málum nema að allir stjórnarmenn hafi haft tök á því að fjalla um málið, sé þess kostur. Afl atkvæða skal ráða úrslitum við töku ákvarðana á fundum verkefnastjórna, en við þá talningu atkvæða skal ekki horft til atkvæða þeirra sem sitja hjá. Falli atkvæði jafnt skal atkvæði formanns ráða úrslitum.
4. gr. Heimildir verkefnastjórna o.fl.
4.1 Verkefnastjórn og einstaklingum í verkefnastjórn skal óheimilt að stofna til skuldbindinga, hvort sem er fjárhagslegra skuldbindinga eða annarra, hvort sem er fyrir hönd Íslandsstofu eða annarra, og að koma með einhverjum hætti fram fyrir hönd Íslandsstofu, viðkomandi verkefna eða þriðju aðila. Verkefnastjórn skal ekki hafa með höndum neina fjárhagslega umsýslu og skal ekki teljast bókhaldsskyldur aðili.
4.2 Verkefnastjórn og einstaklingar á þeirra vegum skulu ekki teljast hafa neins konar umboð eða heimildir til að binda Íslandsstofu með nokkrum hætti, nema að slíkt komi fram með skýrum hætti í sérstöku skriflegu umboði þar að lútandi af hálfu Íslandsstofu. Slík umboð Íslandsstofu til handa verkefnastjórn skulu ávallt vera á formi tilkynningarumboðs, undirrituðu af stjórn eða framkvæmdastjóra Íslandsstofu, sem er beint til þriðja manns (viðsemjanda), annað hvort með beinum hætti eða með umboðsskjali sem Íslandsstofa lætur verkefnastjórn í té og verkefnastjórn er heimilað að framvísa til viðsemjanda, þannig að viðsemjandinn geti í öllum tilvikum gengið úr skugga um tilvist, efni og mörk umboðsins. Veiti Íslandsstofa slíkt umboð til verkefnastjórnar skuldbindur verkefnastjórn og einstakir meðlimir verkefnastjórnar sig til að fylgja umboðinu í hvívetna og fara ekki út fyrir mörk þess.
4.3 Íslandsstofa hefur ein heimild til að stofna til fjárhagslegra skuldbindinga í tengslum við og fyrir hönd verkefnisins. Þannig hefur Íslandsstofa ein með höndum gerð samninga og samskipti við hvers kyns verktaka, undirverktaka og aðra þriðju aðila eftir því sem við á vegna verkefnisins og skal teljast hafa fullt umboð verkefnastjórnar til þess, að því marki sem slíks umboðs er þörf. Verkefnastjórn skal óheimilt að ráða starfsfólk, eða að hafa milligöngu um slíka ráðningu, í tengslum við verkefni nema samkvæmt skriflegu fyrirfram samþykki eða umboði Íslandsstofu.
4.4 Ákvarðanir verkefnastjórnar sem stangast á við sjálfstæði, valdheimildir eða fyrri ákvarðanir Íslandsstofu eða stjórnareininga hennar, skulu ekki teljast gildar eða bindandi.
4.5 Breytingar verkefnastjórnar á fjárhagsáætlun eða öðrum þáttum markaðsáætlunar skal ekki teljast skapa skyldur til aukinna greiðslna í þágu verkefnis af hálfu Íslandsstofu.
5. gr. Ábyrgð verkefnastjórna
5.1 Verkefnastjórnir og einstaklingar sem sitja í verkefnastjórnum bera stjórnunarlega og fjárhagslega ábyrgð á því tjóni Íslandsstofu sem hlýst af brotum þeirra gegn ákvæðum reglna þessara, ákvæðum þeirra samninga sem um viðkomandi verkefni gilda og þeim lögum, reglum eða samningsákvæðum sem við eiga hverju sinni.
6. gr. Yfirlýsing og trúnaður
6.1 Stjórnarmenn verkefnastjórna skulu undirrita yfirlýsingu þess efnis að þeir hafi kynnt sér verklagsreglur þessar og að þeir skuldbindi sig til að fylgja þeim í störfum sínum. Í yfirlýsingunni skal einnig felast skuldbinding um að þeir muni gæta trúnaðar um þær upplýsingar sem þeir fá í störfum sínum og telja má viðkvæmar eða þess eðlis að rétt sé að trúnaður ríki um þær með hliðsjón af viðkomandi verkefni og hagsmunum aðila þess.
7. gr. Gildistaka
7.1 Verklagsreglur þessar taka gildi við samþykki þeirra á fundi stjórnar Íslandsstofu.