Hvernig er best að kynna vöruna og fyrirtækið í heimsókn á markað? Mikilvægt er að fyrirtækið hugi að þeirri ímynd sem það ætlar að gefa þegar á markað er komið. Bréf, bæklingar, tölvupóstur, símtöl og persónulegir fundir hafa veruleg áhrif. Einnig þarf að undirbúa viðskiptaferðina vel, fundartækni þarf að vera góð, vefsíðan skýr og bæklingar og nafnspjöld vel útfærð og ávallt við höndina.                                         

Undirbúningur viðskiptaferðar er mikilvægur

Besta leiðin til þess að tryggja að heimsókn á erlendan markað verði árangursrík er að skipuleggja ferðina í þaula áður en lagt er af stað. Mælt er með því að skipuleggja heimsóknina að lágmarki sex vikum fyrir fyrirhugaða brottför. Þegar tímasetning heimsóknar er ákveðin er rétt að taka mið af helgidögum og trúarlegum hátíðum sem gætu átt sér stað á sama tíma í viðkomandi landi. Í þessu ferli er ráðlegt að nýta sér alla þá aðstoð og ráðgjöf sem í boði er.

Hvernig getur Íslandsstofa hjálpað með viðskiptaferðir?

Íslandsstofa getur til dæmis aðstoðað þig við að skipuleggja ferðina og komið á sambandi við ráðgjafa á viðkomandi markaði. Íslandsstofa býður upp á handleiðsluverkefnið Útstím sem hefur það að markmiði að aðstoða fyrirtæki við að ná fótfestu á erlendum markaði fyrir vörur sínar og þjónustu.  

Tileinkaðu þér góða fundartækni

Þegar mætt er í fyrsta skipti á fund hjá fyrirtæki á nýjum markaði, er gott að átta sig á hvað þarf að hafa hugfast og hugsanlega lesa sér til um fundasiði og venjur í viðkomandi landi. Mikilvægt er að:

  • Skilgreina meginmarkmið fyrirtækisins áður en farið er á fundinn.

  • Hlusta vel og meta athugasemdir til að hjálpa þér að ná samkomulagi um helstu atriði.

  • Tala hægt og skýrt og hafa markmiðin ávallt efst í huga.

  • Vera með nákvæma áætlun um hvernig eftirfylgni fundar verður.

  • Hafa nóg af nafnspjöldum.

Mælt er með að hafa kynningar stuttar en að þær sýni mögulega sjónrænt hvernig viðkomandi vara virkar.  Vera ávallt klár með plan B ef eitthvað fer úrskeiðis t.d. ekki hægt að sýna PowerPoint kynningu á viðkomandi fundi. 

Vefsíða fyrirtækisins þarf að vera skýr

Vefsíðan er andlit fyrirtækisins út á við og oft fyrsta upplifunin sem væntanlegir viðskiptavinir fá af fyrirtækinu. Vel uppsett og þægileg heimasíða er mjög mikilvægt tæki fyrir aðila. Vefsíðan þarf ekki að vera hlaðin upplýsingum, mikilvægara er að:

  • Upplýsingar séu skýrar og vefsíðan sé auðveld í notkun.

  • Hún innihaldi áhugaverðar ljósmyndir og hugsanlega myndbönd sem kynna vöruna. Notið ekki Flash eða annað form sem er lengi að hlaðast inn, því hætta er á að viðkomandi hafi ekki þolinmæði til að bíða eftir að myndefnið birtist.

  • Hún geymi jákvæð ummæli viðskiptavina um vörur fyrirtækisins ef mögulegt er.

  • Best er að beina fyrirspurnum á ákveðinn starfsmann fyrirtækisins, helst með mynd, fremur en að notast við info@.... netfang.

Góð heimasíða getur meðal annars skilað eftirfarandi árangri:

  • Komið á sambandi við tilvonandi erlenda viðskiptavini án þess að hitta þá.

  • Komið í veg fyrir vandamál vegna tímamismunar á milli landa.

  • Kynnt nýjar vörur og þjónustu.

  • Sýnt vörur með tæknilegum upplýsingum, teikningum og öðru mikilvægu ítarefni.

  • Selt vörur beint til viðskiptavina.

Notkun bæklinga

Nokkur atriði um notkun bæklinga í kynningum á erlendum mörkuðum:

  • Mikilvægt er að átta sig á notagildi þeirra.

  • Mikill kostnaður getur fylgt því að útbúa bækling.

  • Það getur skipt höfuðmáli að bæklingur sé prentaður á tungumáli viðkomandi lands en rétt að athuga að viðskiptavinurinn gæti við það gert ráð fyrir því að samskipti við fyrirtækið fari fram á því tungumáli.

  • Það efni sem ákveðið er að setja í bækling þarf að vera hægt að nálgast á vefsíðu fyrirtækisins og sumir hafa bæklinga aðgengilega í heilu lagi.

  • Á sýningum þarf að meta nauðsynlegan fjölda eintaka, sem og líftíma bæklinga.

  • Það getur stundum skipt meira máli að hafa fleiri bæklinga sýnilega í einu og einblöðungur eða ódýrari prentun hentar því  oft vel.

  • Þegar fyrirtæki eru að þreifa fyrir sér á mismunandi mörkuðum getur einblöðungur mætt þörfum tilvonandi viðskiptaaðila . 

Nafnspjöld eru nauðsynleg

Nauðsynlegt er að hafa nafnspjöld meðferðis þegar farið er í viðskiptaferðir erlendis. Það ber að hafa nokkur atriði í huga þegar nafnspjöldin eru útbúin:

  • Notaðu staðlaða stærð (9cm x 5cm) svo auðvelt sé fyrir viðtakanda að geyma kortið eða skanna það.

  • Hafðu nafnspjaldið á viðeigandi tungumáli.  Ef fundað er á ensku er gott að hafa aðra hlið kortsins á ensku og hina á tungumáli viðkomandi lands. Merki (logo) fyrirtækisins á að vera á báðum hliðum.

  • Mundu að hafa landsnúmer Íslands með í upplýsingum nafnspjaldsins (+354) sem og landsheiti.

  • Vertu ávallt með nóg af nafnspjöldum meðferðis þegar þú ferðast til útlanda og hafðu kortin á þér öllum stundum.

Í sumum löndum (einkum í Asíu) eru nafnspjöld mikilvægt hjálpargagn í viðskiptum og mikil virðing borin fyrir þeim. Nokkur atriði sem þarf að hafa hugföst þar:

  • Taktu á móti nafnspjaldinu með báðum höndum, endurtaktu nafnið, lestu upplýsingarnar vandlega og gakktu frá kortinu af virðingu.

  • Ekki henda nafnspjaldi yfir fundarborðið en því getur verið tekið sem vanvirðingu við þann sem það er ætlað.

  • Forðastu að skrifa á kortið í návist þess sem afhenti þér það en það getur einnig verið túlkað sem vanvirðing við viðkomandi.